Tra cứu hóa đơn điện tử: 3 cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ năm 2026

Khi nhận hóa đơn từ đối tác, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh băn khoăn liệu chứng từ đó đã được ghi nhận hợp lệ hay chưa. Tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn xác minh thông tin người bán, số hóa đơn và trạng thái hóa đơn chỉ với vài thao tác. Bài viết hướng dẫn 3 cách tra cứu phổ biến, kèm lưu ý về căn cứ pháp lý đang áp dụng, để bạn thực hiện đúng và nhanh chóng.

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế (không cần đăng nhập)

Cách này phù hợp khi bạn chỉ cần kiểm tra nhanh một hóa đơn cụ thể mà không có tài khoản trên hệ thống. Bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Bước 2: Chọn mục Tra cứu hóa đơn điện tử.
• Bước 3: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu theo các trường hiển thị trên màn hình.

• Bước 4: Nhấn Tìm kiếm và đọc kết quả:
  • Hệ thống hiển thị trạng thái đã cấp mã hóa đơn: hóa đơn có tồn tại trên hệ thống.
  • Hệ thống báo không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp: bạn nên kiểm tra lại thông tin đã nhập hoặc liên hệ người bán để được hỗ trợ.

Cách 2: Đăng nhập hệ thống để tra cứu hóa đơn mua vào, bán ra

Với cách này, bạn đăng nhập vào hoadondientu.gdt.gov.vn bằng mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực (captcha), sau đó chọn tra cứu hóa đơn bán ra hoặc mua vào. Cách này phù hợp với doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần xem danh sách hóa đơn theo kỳ để đối chiếu sổ sách.

• Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan thuế cấp.
• Bước 2: Chọn mục Tra cứu, sau đó chọn Tra cứu hóa đơn.
• Bước 3: Chọn loại hóa đơn cần xem (bán ra hoặc mua vào) và nhập thông tin lọc như thời gian, trạng thái hóa đơn.
• Bước 4: Nhấn Tìm kiếm.
• Bước 5: Chọn hóa đơn trong danh sách kết quả để xem thông tin chi tiết hoặc tải về.

Nếu quên mật khẩu, bạn dùng chức năng lấy lại mật khẩu ngay tại màn hình đăng nhập của hệ thống.

Cách 3: Tra cứu trên cổng của bên bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được gửi kèm mã tra cứu qua email hoặc tin nhắn. Bạn có thể dùng mã này trên cổng tra cứu do bên bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp:

• Bước 1: Mở email hoặc thông báo hóa đơn để lấy số hóa đơn và mã tra cứu.
• Bước 2: Truy cập cổng tra cứu do bên bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp.
• Bước 3: Nhập số hóa đơn và mã tra cứu, sau đó nhấn Tìm kiếm.
• Bước 4: Xem, tải hóa đơn hoặc kiểm tra thông tin theo chức năng của cổng.

Lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử

• Kiểm tra kỹ thông tin đã nhập, nhất là ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập, vì sai một ký tự có thể khiến kết quả báo không tồn tại.
• Nếu hóa đơn mới xuất chưa hiển thị, bạn nên thử tra cứu lại sau một khoảng thời gian hoặc liên hệ bên bán.
• Chỉ nhập thông tin đăng nhập trên các cổng chính thống và không chia sẻ mật khẩu, mã xác thực cho người khác.

FAQ về tra cứu hóa đơn điện tử

1. Tra cứu hóa đơn điện tử để làm gì?

Bạn dùng để xác minh hóa đơn có tồn tại trên hệ thống, kiểm tra thông tin người bán và trạng thái hóa đơn. Việc này giúp hạn chế sai sót khi kê khai thuế, hạch toán kế toán.

2. Muốn tra cứu hóa đơn điện tử có cần tài khoản không?

Không bắt buộc. Bạn có thể tra cứu từng hóa đơn mà không cần đăng nhập. Nếu muốn xem danh sách hóa đơn mua vào, bán ra theo kỳ, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan thuế cấp.

3. Không tìm thấy hóa đơn khi tra cứu thì làm thế nào?

Bạn kiểm tra lại các thông tin đã nhập. Nếu hóa đơn mới xuất, hãy thử lại sau một khoảng thời gian. Nếu vẫn không thấy, bạn nên liên hệ trực tiếp bên bán để được xác nhận.

4. Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?

Bạn có thể tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế hoặc trên cổng tra cứu của bên bán, nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khi có mã tra cứu.

Việc nắm rõ cách tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn xác minh tính hợp lệ của chứng từ, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong công việc kế toán, thuế. Tùy nhu cầu, bạn có thể tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc cổng tra cứu của bên bán.